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Instituição de ensino obtém 72% de agilidade com projeto de transformação digital

Instituição de ensino obtém 72% de agilidade com projeto de transformação digital

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A transformação digital veio para ficar. Está presente em diversas atividades, seja no âmbito empresarial, educacional ou do entretenimento. Quem ainda não havia investido na transformação digital, nos últimos anos, em decorrência da pandemia, precisou migrar para o tecnológico e com a Unisinos não foi diferente. A renomada instituição de ensino, instalada no sul do país, se viu obrigada a repaginar as suas estratégias, aproveitando o momento de mudança compulsória para reorganizar a Universidade diante de uma nova realidade. Presencial, Remoto, Hibrido? Uma mistura de experiências vai se somando, a troca de informações vai produzindo alternativas e no final, chegaram ao melhor resultado.

Necessidade

Após o impacto do início da pandemia, a Unisinos iniciou em maio de 2020 uma busca por empresas com plataformas de assinatura digitais. O ponto focal foi o Parque Tecnológico – Tecnosinos, uma incubadora de empresas que demanda um volume grande de contratos e aditivos de locação e de outras finalidades. “Com o andamento da busca, percebemos que esse era um passo institucional, necessário e crucial para a inclusão da transformação digital na universidade”, afirmou Luciana Barros, Analista Administrativa da Procuradoria, área que apoia e aprova os principais contratos da Universidade.

Critérios para escolha do fornecedor

Escolher um fornecedor de serviços de formalização digital, exige que importantes critérios sejam levados em consideração com intuito de que a melhor experiência seja proporcionada para os usuários e que a adaptação para o digital seja célere. A Unisinos selecionou quatro empresas e os critérios avaliados foram: segurança da informação, credibilidade, custo e integração com outros sistemas. Nesta primeira fase, duas empresas foram aprovadas. A Procuradoria Unisinos analisou a validade jurídica e a integração com o Sistema Espaider, enquanto a Gerência de Tecnologia da Informação (ASAV) analisou outros critérios, como proteção de dados, armazenamento digital, vulnerabilidades e recuperação de dados.

“Após as ponderações, a QualiSign foi escolhida como a mais adequada para a nossa estrutura”.

Concluiu Mirian Almeida Ribeiro, Analista de Sistemas da ASAV.l

A grande maioria dos documentos migrou para o meio digital

O projeto das Assinaturas Eletrônicas continua em andamento. A universidade está padronizando documentos, contratos e aditivos para agilizar os fluxos e facilitar os processos.
No caso de Procurações Públicas, não é possível assinar eletronicamente, pois exige autenticação em cartório. Dessa forma, esse tipo de documento continuará a ser assinado de forma manual. De qualquer modo, a grande demanda de documentos, mais de 90%, já foi convertida para o digital.

Benefícios aferidos

De 35 para 10 dias!

Considerando o prazo médio de formalização de documentos físicos, que girava em torno de 35 dias, e comparando com as tramitações dos documentos digitais via Portal QualiSign, que leva uma média de 10 dias, o ganho de agilidade teve um aumento de 72%.

“Não há dúvidas que este é o maior benefício da assinatura digital, o aumento significativo de velocidade, tornando o processo mais eficaz. É possível melhorar ainda mais este prazo. Com ajustes no processo e na integração dos sistemas, isso será possível! “, comentou Mirian.

Comentou Mirian.

Redução de Custos e Ganho de Produtividade

A redução do papel automaticamente traz outros benefícios tangíveis. Milhares de folhas de papel deixaram de ser utilizados. Estima-se que cerca de 45mil folhas do tamanho A4 são economizadas por ano. A redução dos custos de impressão, somado às postagens via correio, proporcionaram uma economia de 80% dos gastos.

“Isso sem considerar o custo de armazenamento e de recursos humanos alocados na administração e gestão dos papéis”.

Complementou Mirian.

“Por conta das horas economizadas pelos colaboradores que controlavam o processo de formalização e com a economia de tempo que os gestores gastavam em assinar as antigas pilhas de documentos, podemos dizer que a produtividade aumentou em 70%, pois não se perde mais tempo com impressão, digitalização, postagem e gestão dos documentos físicos”.

Disse Luciana.

Ganho de eficiência na gestão de documentos

O ganho de produtividade garante ainda a melhoria na gestão e controle de documentos. É simples imaginarmos que no lugar de pilhas de papéis temos um controle unificado, que dá as informações sobre o documento, qual o seu status e se ainda falta alguém para assinar. Estas respostas para um único documento no mundo físico requer um esforço significativo, imagine o esforço para todos os documentos.

“No mundo digital a informação é centralizada e imediata. O progresso do processo pode ser acompanhado a qualquer momento. Não há extravio. Todos sabemos a dor de cabeça que dava quando um contrato desaparecia no meio do caminho. No mundo físico éramos obrigados a iniciar o processo novamente! Tivemos um ganho enorme na gestão dos documentos, no controle do que foi assinado e daqueles que estão em andamento e na agilidade do arquivamento digital”.

Reforçou Luciana.

Planeta Verde

A transformação digital é um passo importante para a contribuição à sustentabilidade. Na Unisinos a economia de 45000 folhas A4 por ano corresponde à economia de 4,5 árvores, 1125 KW de energia elétrica e 11.250 litros de água utilizados na fabricação de papel. Além desta economia verde, não se pode esquecer da emissão de CO2. A economia do papel evita a emissão de 0,332 Ton de CO2 na atmosfera por ano.

Intangíveis

Nem tudo se consegue medir, mas a valiosa percepção conta também. E muito. Antes era necessário levar os papéis pra casa ou empilhá-los na mesa do escritório. E se tivesse que viajar? Mesmo levando os papéis, seriam devolvidos em tempo? A capacidade que hoje temos de responder é enorme e isso traz conveniência e tranquilidade de que os processos não vão parar simplesmente pelo fato de estarmos distantes do escritório. Depois da experiência de assinar documentos no mundo digital, de forma segura, as pessoas já começam a ver os papéis como algo do passado e podem começar a questionar porque ainda tem papel para assinar.

Ampliar

A Universidade ainda está com o projeto em andamento. As assinaturas eletrônicas já estão integradas ao sistema de gestão de contratos, com dez setores já participando da tramitação dos documentos com a chancela da Procuradoria Unisinos. Outros sete setores utilizam exclusivamente o portal QualiSign para encaminhamento e assinatura de laudos digitais.

“Na sequência, iremos implantar o processo de assinatura eletrônica de documentos sem chancela em outros setores da universidade e iremos ampliar também a utilização dos laudos digitais para outros setores”.

Concluiu Luciana.

Sobre a Unisinos

Uma Universidade com mais de 50 anos de história, a Unisinos é uma das maiores instituições privadas do Brasil, com mais de 96 mil alunos diplomados e cerca de 23 mil alunos matriculados nos cursos de graduação e pós-graduação das modalidades de ensino Presencial, Híbrido e a Distância (EAD). Fortalecida em seu ecossistema de Ciência, Tecnologia e Inovação (CT&I), a Instituição explora as fronteiras da tecnociência para construir o amanhã da sociedade.

Sobre a QualiSign

QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. É o maior portal de serviços de formalização digital e eletrônica da Internet brasileira. Possui uma gama de serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Laudo Digital, Aceite Digital, além de serviço de envio de notificações por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada e Carimbo de Tempo.