À medida que o mundo se tornou mais digitalizado, a forma como documentamos nosso trabalho mudou drasticamente. Impressões em papel e armários de arquivamento são quase inexistentes, e agora vivemos em um mundo onde a maior parte de nossa documentação é baseada em nuvem ou acessível pela Internet. No entanto, a digitalização não é a única força motriz nas mudanças em nossa documentação.
Com uma quantidade crescente de pessoas gastando menos tempo no escritório e mais tempo trabalhando em casa ou em outros locais, os processos de documentação estão mudando. Com funcionários espalhados em diferentes localidades, nem todos têm fácil acesso às informações ou a um colega que possa ajudar quando necessário.
A mudança para configurações remotas híbridas aumenta ainda mais a necessidade de documentação digital. Por esse motivo, precisamos analisar as melhores práticas e métodos para garantir que todos possamos ter eficiência ao trabalhar fora do escritório.
Quais são os desafios comuns de documentação?
Se sua empresa vem trabalhando remotamente nos últimos anos devido à pandemia, você pode achar que já conhece seus desafios e soluções. No entanto, um local de trabalho híbrido oferece seu próprio conjunto de problemas para lidar. À medida que mais empresas retornam ao escritório com alguma flexibilidade remota, agora elas estão tendo que lidar com uma situação que poucas experimentaram antes. Os desafios comuns incluem:
- Garantir que todos tenham acesso à mesma documentação;
- Garantir a consistência no processo de documentação;
- Criar um método de documentação que permite a colaboração entre funcionários remotos e de escritório;
- Documentar os procedimentos padrão do escritório;
- Combater silos e múltiplas fontes de informação.
Problemas remotos híbridos são diferentes de um local de trabalho 100% remoto?
Embora muitos desses problemas possam ter semelhanças com um local de trabalho 100% remoto, eles diferem nas soluções necessárias para resolvê-los. Mesmo que todos os seus funcionários dividam seu tempo entre o escritório e o remoto, você deverá abordá-los de maneiras diferentes, pois todos ainda terão diferenças na maneira como trabalham e colaboram com base em sua situação. Por esse motivo, não há uma política de tamanho único, como você teria em um cenário puramente baseado em escritório ou remoto.
Qual é a importância da documentação em um local de trabalho híbrido?
Trabalhando totalmente fora do escritório, há uma enorme flexibilidade com horários de trabalho, fusos horários e colaboração. Contudo, no final do dia todos estão na mesma página quando se trata de expectativas e resultados. Geralmente, tudo já está delineado de forma clara quando se trata de processos e documentação.
No entanto, quando você joga o escritório na mistura, tudo se torna um pouco menos flexível. É também uma situação incrivelmente nova com a qual muitas pessoas têm pouca experiência ou estão lidando pela primeira vez. Uma equipe puramente remota pode ter que trabalhar com uma equipe baseada em escritório. Um desses grupos vai ter que mudar muito sua colaboração, ou eles vão ter que se encontrar no meio. É aqui que você precisa equilibrar os dois mundos com uma boa documentação.
Em última análise, uma boa documentação melhorará a comunicação geral da sua empresa, uma das áreas-chave para o sucesso de qualquer empresa híbrida.
A impressão em nuvem definida para dominar nos próximos anos
À medida em que os clientes procuram escolher as tecnologias que darão suporte ao modelo de trabalho híbrido, os próximos anos verão uma forte mudança com o surgimento de serviços de gerenciamento de impressão em nuvem sendo desenvolvidos e lançados aos usuários.
O relatório da Quocirca 2022 antecipa o que acontecerá no mercado até 2025, deixando claro que a mudança para a nuvem será um dos principais desenvolvimentos. Juntamente com as alterações nos padrões de trabalho, esta mudança também impactou em algumas das outras tendências principais, como os clientes sentindo que muitas vezes o gerenciamento de impressão em nuvem era mais seguro do que as opções locais, bem como uma maneira de ajudar a atingir as metas de sustentabilidade.
Documentação e integração híbrida
Um último desafio de documentação é o seu processo de integração. É fácil se empolgar pensando em documentação para seus funcionários atuais, mas e quanto aos seus futuros?
Dependendo do seu sistema remoto, você já pode ou poderá no futuro contratar funcionários que nunca irão pisar em seu escritório. Como funciona sua integração neste caso? Embora seja simples compartilhar formulários para eles preencherem, algumas coisas ainda estão faltando. Não há visita ao escritório, não há aperto de mão com outros funcionários e não há aprendizado rápido. A experiência é muito menos fluida. Por esse motivo, a documentação completa é extremamente importante para que seu novo contratado comece a entender mais a empresa e preencher as lacunas.
Um novo funcionário remoto híbrido precisa se familiarizar com sua cultura rapidamente. Se você ainda não fez isso, analise sua experiência de integração no escritório e passe pelo processo de documentá-la. O que é mais óbvio no escritório é ser o menos óbvio para um funcionário remoto híbrido. Não se esqueça, sua experiência de integração molda completamente as primeiras impressões de seus novos contratados sobre sua empresa. Você só tem uma chance de acertar. A contratação de funcionários remotos híbridos oferece acesso a uma enorme quantidade de talentos que um escritório compartilhado não possui, portanto, certifique-se de criar uma experiência o mais fluida possível.
